Dossierbeheer
In Factview zijn 3 type dossiers beschikbaar:
-
Een standaard dossier voor een bedrijf / organisatie / entiteit met een aparte financiële administratie
-
Een consolidatie dossier
-
Een publicatie dossier
In een standaard dossier worden de gegevens van een bedrijf / organisatie / entiteit opgeslagen. De bepalende factor hierbij is of de entiteit een aparte financiële administratie heeft. Alle gegevens die bij de betreffende entiteit horen, worden daarmee in een afzonderlijke database opgeslagen. Dit zijn de cijfers uit de financiële administratie, begrotingen en eventuele niet financiële gegevens.
De naam van een dossier wordt door de gebruiker aangegeven en kan tussentijds worden aangepast.
Een consolidatiedossier bevat de gegevens van meerdere standaarddossiers. Hiermee worden alle gegevens van de onderliggende dossier zichtbaar in het consolidatiedossier. Het consolidatiedossier bevat tevens extra functies ten opzichte van een standaarddossier. Een publicatiedossier bevat een selectie van de gegevens van een standaard- of consolidatiedossier.
Een publicatiedossier wordt ook wel afdelingsdossier genoemd. Hiermee kan aan een bepaalde (groep van) gebruiker(s) specifieke informatie beschikbaar worden gesteld. Bijvoorbeeld de gegevens van slechts enkele kostenplaatsen, of een specifiek rapport format of combinaties daarvan.
De verschillen tussen de dossiers zijn als volgt:
Openen van een dossier
-
Klik op de naam van het dossier in het horizontale Selectiemenu.
-
Scroll door de lijst van dossiers of vul een deel van de naam in, in het filterveld onderin.
-
Selecteer het gewenste dossier en klik op de knop ‘Open geselecteerd dossier’ of dubbelklik op de naam van het dossier.
-
Factview haalt alle gegevens van het dossier op en toont de gegevens in de schermen.